Praktische Tipps: Achtsamkeit beim Telefonieren

3. Juni 2018

Wer achtsam spricht, ist sich seines Gegenübers, der Situation und seiner selbst bewusst. Das gilt auch beim Telefonieren.

Schon Meister Eckhart sagte im Mittelalter: „Immer ist die wichtigste Stunde die gegenwärtige; immer ist der wichtigste Mensch, der dir gerade gegenübersteht; immer ist die wichtigste Tat die Liebe.“

Beim Telefonieren neigen viele Menschen dazu, sich nur teilweise dem Gesprächspartner zu widmen. Manche „checken“ nebenbei E-Mails, erledigen die Ablage oder schreiben einen Text am PC fertig. „Schließlich kann der Gesprächspartner das nicht sehen und so nutze ich die Zeit sinnvoll“; denken sich die leichtfertigen Telefonierer.

Doch der Gesprächspartner merkt es sehr wohl.

Und er spürt auch, dass er in diesem Moment nur eine „Nebensache“ ist. Er fühlt sich weder wertgeschätzt noch beachtet.

Hier einige Tipps für das achtsame Telefonieren:

Melden Sie sich stets korrekt und deutlich, damit Ihr Gesprächspartner weiß, mit wem er es zu tun hat. „Sie sprechen mit…“ ist unpersönlich. Verwenden Sie eine konkrete Formulierung wie „Ich bin [Vorname und Nachname]“.
Notieren Sie sich den Namen und die Daten Ihres Anrufers und sprechen Sie ihn auch während des Telefonats wohldosiert mit Namen an.
Fragen Sie nach, wenn Information schlecht verständlich ist oder die Tonqualität zu wünschen übriglässt.
Wenn Sie sich während des Gesprächs Notizen machen, signalisieren Sie dies, damit Ihr Gesprächspartner versteht, was Sie gerade tun und wichtige Sachen wiederholen kann oder Ihnen die notwendige Zeit gibt, Ihre Notizen zu vervollständigen.
Wenn möglich, stehen Sie beim Telefonieren auf. Die stehende Körperhaltung beeinflusst auch Ihre Stimme positiv.
Ein Headset ermöglicht eine entspannte Körperhaltung und Bewegungsfreiräume. Es vereinfacht das begleitende Schreiben der Notizen und macht das Telefonieren angenehmer als mit der verkrampften Hand am Ohr.
Sind Sie von vielen Ablenkungen umgeben, dann bleiben Sie lieber sitzen und schließen Sie nach Möglichkeit die Augen. Konzentrieren Sie sich ganz auf das Gespräch. Hören Sie auf die Nuancen der Stimme und die damit verbundenen Botschaften.
Nehmen Sie nur das in die Hand, was Sie für einen effizienten Gesprächsverlauf benötigen. Lassen Sie die Finger weg von Tastatur, Ablage, Maus und allem anderen was Sie ablenkt.
Wertschätzen Sie den Menschen am anderen Ende der Leitung. Nehmen Sie ihn und sein Anliegen ernst. Diese Wertschätzung überträgt sich auf Ihre Stimme.
Stellen Sie sich den Anrufer bildlich vor. Lächeln Sie ihn an und nutzen Sie Gestik und Mimik. Auch das kommt bei Ihrem Gegenüber an und wirkt sich positiv auf seine Wahrnehmung aus.
Wiederholen Sie die wichtigen Punkte des Gesprächs. Klären Sie die nächsten Schritte, die diesem Gespräch folgen.
Verabschieden Sie sich so, als verließe der Anrufer jetzt Ihr Zimmer!

Summa summarum, telefonieren Sie so, als wäre es ein persönliches Gespräch vis-à-vis. Stände der Anrufer bei Ihnen im Zimmer, schrieben Sie auch keine E-Mails während der Konversation.

Telefonprofis strahlen genau diese Präsenz und vollständige Aufmerksamkeit aus und leben echte Zuwendung und Wertschätzung.

Erstveröffentlichung und Copyright (c) 2018, Astrid Weidner.
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